Dokumentforvaltning og arkiv

Alle norske kommuner forholder seg til et lovverk som sier hvordan vi blant annet skal

• behandle saker
• ivareta åpenhet og offentlighet
• ivareta opplysningsplikt
• ivareta taushetsplikt

I Gran kommune er arbeidet med arkiv og dokumentforvaltning plassert i kommunalsjefområdet Stab og støtte. Det daglige ansvaret har fagområdet som vi kaller "dokumentforvaltning".

Dokumentforvaltning i Gran kommune skal sørge for

• at vi forvalter dokumenter effektivt og korrekt
• at vi forvalter dokumenter etter gjeldende lover, forskrifter og bestemmelser
• at vi har rutiner for dokumentforvaltning i organisasjonen
• åpenhet og innsyn i kommunal forvaltning

For å ivareta kravene om åpenhet, innsyn og arkivering, bruker vi et sak- og arkivsystem. I sak- og arkivsystemet arkiverer vi blant annet:

• post som går inn og ut av kommunen
• interne dokumenter
• saksdokumenter til politiske råd og utvalg
• dokumenter knyttet til kommunens saksbehandling
• innsynskrav

Det meste av informasjonen som legges i sak- og arkivsystemet er åpen for offentligheten, mens noe informasjon er unntatt offentlighet. Det kan blant annet handle om personsensitive opplysninger, opplysninger av konkurransemessig betydning eller noen interne dokumenter. 

All post som blir ført inn i systemet vil vise avsender og mottaker, med mindre dette er unntatt offentlighet med gyldig hjemmel.

Alle kan be om innsyn i et av kommunens dokumenter. Du kan lese mer om innsynsrett her.

• arkivlova (lovdata.no)
• offentleglova (lovdata.no)
• forvaltningsloven (lovdata.no)
• kommuneloven (lovdata.no)